فرآیند مدل بودجه بندی بر مبنای فعالیت
فرآیند مدل ABB به قرار زیر است:
1- این فرآیند از مشتریان شروع می‌شود و نیازمندی‌های آنان و رفتار رقبا بازار را مد نظر قرار می‌دهد.
2- بر مبنای خواست مشتریان و پیش بینی فروش، حجم كار آتی پیش بینی می‌شود.
در این مرحله لازم است بهبود مستمر عملیات، كانون توجه باشد و هزینه‌های با ارزش افزوده  از هزینه های بدون ارزش افزوده متمایز گردند.
3- پروژه های مشترك دوایر و بخش‌های سازمانی مشخص می‌شوند.
4- فعالیت‌ها و حجم كار در سال آینده (دوره بودجه) تعیین می‌گردند.

بوجه بندی مشاركتی
بودجه بندی مشاركتی دخالت دادن كاركنان یك سازمان در تهیه و تنظیم برنامه عملیاتی و تعیین اهداف سازمان بصورت ارقام و اعداد بر آوردی برای یك دوره معین است.
بسیاری مشاركت در فرایند بودجه بندی را كلید دستیابی به نیازهای خود شكوفایی و اعتماد به نفس اعضاء سازمان می‌دانند. مشاركت یك فرایند تصمیم گیری است كه توسط دو یا چند گروه انجام می‌گیرد و در آینده تصمیم گیرندگان تأثیر می‌گذارد. مشاركت زمانی كه در برنامه ریزی بكار می‌رود بعنوان دخالت دادن مدیران رده میانی و پایین در اتخاذ تصمیماتی كه به تعیین اهداف بلند مدت عملی و هدفهای عملكرد منجر می‌گردد، اطلاق می‌شود.
مشاركت روحیه را افزایش داده و در تمام سطوح مدیریت ابداع بیشتری را ایفا می‌كند. مشاركت احساس همبستگی گروهی را افزایش می‌دهد كه بجای خود موجب تمایل به افزایش همكاری در بین اعضای گروه در هدف گذاری می‌شود، اگر اهداف سازمانی كه افراد در ایجاد آنها نقش دارند با اهداف شخصی آنها سازگاری داشته باشد، این فرایند را درونی كردن هدف می‌نامند.
این فقدان درونی كردن هدف، ممكن است باعث تضاد بین هدف شخصی و هدفهای وابسته به كاركنان در سازمان شود. به علت اولویت داشتن اهداف و نیازهای شخصی بر اهداف سازمانها، فقدان درونی سازی هدف ممكن است همراه با كاهش روحیه و كارآیی باشد.
مشاركت همچنین منجر به كاهش فشار و نگرانی وابسته به بودجه می‌شود. زیرا افرادی كه در هدف گذاری مشاركت كرده اند می‌دانند كه اهداف منطقی و قابل دستیابی هستند.
بودجه برگذار می‌گردد مدیران از مشكلات دیگر واحدها مطلع شده و آگاهی بهتری از ارتباط متقابل بین بخشها پیدا می‌كنند. بنابراین بسیاری از مسایل وابسته به بودجه را می‌توان كاهش داد و از طریق مشاركت پرسنل در بودجه بندی و عملكردشان می‌باشند. همچنین تحقیقات بعمل آمده این نظریه كه اثر مكانیزم آگاهی بخشی مشاركت بیشتر از مكانیزم انگیزش آن می‌باشد را تقویت می‌نماید.
شركتها با ساختار دموكراتیك یا غیر متمركز اجازه مشاركت بیشتری را در تصمیمات بودجه بندی می‌دهند. بیشتر این شركتها هر دو گروه مدیران رده پایین و كاركنان را به شركت در فرآیند برنامه ریزی ترغیب می‌كنند.
از نظر اقتصادی،‌ مشاركت كاركنان و مدیران رده پایین در تصمیمات بودجه بندی در كارآیی و تولید اثر داشته كه در مجموع می‌تواند و در مسیر منافع افراد، سازمان و جامعه قرار گیرد اهم این هدفها عبارتند از:
1- استفاده از نظریات و اندیشه های سازنده، كاركنان و مدیران رده پایین.
2- استفاده از اطلاعات مفید از پایین‌ترین رده سازمانی.
3- پذیرفتن تصمیمات گرفته شده و اجرای سریع آن.
4- افزایش كارآیی و تحرك كاركنان به علت شریك بودن آنها در تصمیم گیری و رضایت بیشتر از كار و تلاش خود.
5- كاهش وقت و اتلاف انرژی كاركنان به علت كاهش اختلافات كارگری و حسن روابط بین كاركنان و مدیران.
بطور كلی مشاركت كاركنان در تصمیم گیری اگر با برنامه ریزی و دادن آموزشهای لازم برای تقویت تواناییهای فكری و اندیشه‌ای همراه باشد بطور قطع می‌تواند زمینه ساز ایجاد محیط خلاق سازمانی و اجتماعی را در سازمان بوجود آورد. متغیرهای متعددی در خصوص مشاركت كاركنان در تصمیم گیری وجود دارد از جمله شرایط محیط كار، شرایط محیط سیاسی اجتماعی و فرهنگی، میزان رشد فكری و بلوغ ادراكی كاركنان و دیدگاه مدیریت بستگی دارد.

تنظیم بودجه متغیر
گرچه پیش بینی درآمدها و برآورد هزینه‌ها در بودجه سالانه كل كشور كه برنامه مالی دولت محسوب می‌شود باید از دقت كافی برخوردار باشد،‌ لیكن این مهم در ایران به دلایل عدیده‌ای تحقق نمی‌یابد.
نگاه اجمالی به صورت حسابهای عملكرد سالانه بودجه كل كشور در سالهای اخیر،‌ بیان كننده این واقعیت است كه در آمدهای وصولی با درآمدهای پیش بینی شده در بودجه سالانه از تفاوت قابل ملاحظه‌ای برخوردار است. تفاوت وجوه وصولی با وجوه پیش بینی شده در مورد برخی دریافتها نظیر دریافتهای حاصل از فروش نفت و مشتقات آنها كه تحت تأثیر نوسانهای قیمت جهانی نفت اتفاق می‌افتد، طبیعی بنظر می‌رسد. انجام پرداختها به استناد ماده 53 قانون اساسی علاوه بر شرط وصول در آمد، موكول به پیش بینی اعتبارات مصوب و محدود به میزان اعتبار پیش بینی شده در بودجه سالانه كل كشور می‌باشد.
محدودیت مصرف درآمدهای اختصاصی تا سقف بودجه مصوب در درجه سالانه كل كشور، موجب انتقال درآمدهای اختصاصی وصول مازاد بر درآمدهای پیش بینی شده به حساب درآمد عمومی می‌شود. با انتقال قسمتی از درآمدهای اختصاصی به درآمد عمومی كشور، منابع مالی دستگاههای اجرایی برای اجرای فعالیتها و برنامه‌هایی كه از محل درآمدهای اختصاصی تأمین می‌شود، كاهش یافته و در نتیجه تحقق اهداف آنها به تعویق می‌افتد. برای جلوگیری از انتقال درآمدهای اختصاصی به حساب درآمدهای عمومی و به منظور اهداف فعالیتها و برنامه‌‌هایی كه از محل درآمدهای اختصاصی تأمین مالی می‌شوند می‌توان از بودجه بندی متغیر استفاده نمود.
در روش بودجه بندی متغیر، درآمد و هزینه اختصاصی در سطوح متفاوتی پیش بینی و برآورد می‌شود. با استفاده از این روش می‌توان برای مازاد درآمدهای اختصاصی تحقق یافته بر درآمدهای پیش بینی شده مبلغی تحت عنوان درآمدهای اختصاصی مازاد بر پیش بینی در قسمت درآمدهای بودجه سالانه كل كشور و معادل همان مبلغ اعتباراتی تحت عنوان ذخیره اعتبار هزینه‌های اختصاصی مازاد بر پیش بینی در قسمت اعتبارات بودجه سالانه كل كشور منظور نمود. دستگاههای اجرایی كه در طول سال مالی مورد عمل بودجه بیش از در آمد پیش بینی شده، در آمد اختصاص یا وصول می‌نمایند. اعتباری معادل درآمد اختصاصی تحقق یافته مازاد بر پیش بینی،‌ از محل ذخیره اعتبار هزینه‌های اختصاصی مازاد بر پیش بینی كه در بودجه سالانه منظور گردیده است. درخواست می ‌نمایند و اعتباری كه از این محل به دستگاه اجرایی اختصاص می‌یابد به سقف اعتبارات مصوب قبلی اضافه میشود.
در بودجه سالانه كل كشور در سالهای اخیر، از بودجه بندی متغیر در مورد برخی منابع مالی عمومی نظیر وجوه حاصل از فروش نفت و در مورد درآمد اختصاصی برخی دستگاههای اجرایی نظیر دانشگاهها و موسسات آموزش عالی استفاده شده است و به شكل عمومی تر می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

بودجه بندی با تشریك مساعی
بسیاری از متخصصین بودجه بر این باورند كه مدیریت یك واحد تجاری نباید بودجه را به بخشهای متوسط خود تحمیل كند. بلكه در عوض، بودجه باید با تشریك مساعی و دخالت فعال مدیران سطوح متوسط و پایین و بر مبنای مسئولیتهای آنان تهیه گردد. البته، تشریك مساعی بدین معنی نیست كه همه آنچه مدیران مسئول درخواست می‌كنند در بودجه گنجانیده شود. بلكه منظور این است كه فرصت مناسب به هر یك از مدیران برای دفاع از طرحها و پیشنهادهای آنان داده شود.
تشریك مساعی كلیه مسئولین در تنظیم بودجه، از بسیاری مسایل رفتاری در مرحله اعمال كنترل و تهیه گزارشهای انجام كار، جلوگیری می‌كند. ضمناً احتمال منظور داشتن هدفهای غیر قابل حصول در بودجه نیز كاهش می‌یابد.

دفاع از بودجه (در موسسات تجاری)
دفاع از بودجه به فرایند فعالیتهایی كه به منظور به تصویب رسانیدن طرحهای بودجه انجام می‌شود اطلاق می‌گردد.
در این خصوص مدیران مالی اغلب بطور فعال در تهیه و تنظیم بودجه شركت دارند. مدیران فروش و بازاریابی، ‌تولید، خرید و سایر مسئولین نیز در این فرایند تشریك مساعی می‌كنند. این مدیران لازم است كه در مرحله تهیه و تنظیم بودجه، توجه كافی به دفاع از بودجه و طرحها و پیشنهادهای منظور شده در آن نیز داشته باشند زیرا باید در كمیته‌های بررسی و تجدید نظر بودجه از طرحهای خود دفاع كنند و آن را به تصویب این كمیته ها برسانند. اگر چه روشهای دفاع از بودجه متنوع است،‌اما پیشنهادهای زیر را می‌توان در این مورد به عنوان چارچویی مد نظر قرار داد:
1- آشنایی با نحوه تصمیم گیری مسئولین تجدید نظر در بودجه.
2- ارائه طرحها و برنامه‌های بودجه به نحوی مطلوب.
3- ارائه مطلب به شكل كمی.
4- پرهیز از غافلگیری.
5- تعیین اولویتها.

آشنایی با مسئولین تجدید نظر در بودجه
بسیاری از روشهای دفاع از بودجه، بستگی به ویژگیهای افراد بررسی كننده آن دارد. در صورت آشنایی با این افراد و بررسی سوابق تصمیمات آنان در بررسیهای قبلی، می‌توان روشهای مناسب را برای دفاع از بودجه انتخاب كرد. این بررسیها مشتمل بر موارد زیر است:
* روشهایی كه در گذشته موفق یا ناموفق بوده است:
* پروژه‌ها یا طرحهای مورد علاقه اعضای كمیته بررسی بودجه؛
* سایر ویژگیهای اعضای كمیته.

ارائه طرحها و برنامه‌های بودجه به نحوی مطلوب
در اغلب بررسیهای بودجه، نحوه دفاع مدیر مسئول، مبنایی برای ارزیابی وی توسط افراد كمیته بودجه می‌شود. یك دفاع بدون آمادگی قبلی و احتمالاً با علاقگی،‌ اثری منفی بر اعضای كمیته می‌گذارد و احیاناً  موجب رد برخی از طرحهای بودجه می‌گردد.
ارائه مطلوب بودجه معمولاً ویژگیهای زیر را دارد:
* ارائه و دفاع از بودجه با علاقه مندی؛
* ارائه طرحها به نحوی مختصر، مفید و قابل درك؛
* ارائه مدارك پشتیبانی كننده طرح به میزان كافی؛
* ابزار علاقه به پاسخ گویی به سئوالات.

ارائه مطالب به شكل كمی
چون اغلب تصمیمات تخصیص منابع با توجه به منافع و مخارج طرحها اتخاذ می‌گردد، لذا لازم است كه منافع و مخارج كلیه طرحهای پیشنهادی بودجه به شكل كمی ارائه گردد اگر چه بیان منافع طرحها به نحو كمی در پاره‌ای از موارد شكل است اما ناگزیر باید این كار را به بهترین شكل ممكن انجام داد.
بیان كمی منافع طرحها در موسسات غیر انتفاعی معمولاً مشكل تر از موسسات انتفاعی است. در این گونه موارد، اگر ارائه منافع طرحها به صورت كمی امكان پذیر نباشد، لازم است كه دست كم آمار و ارقام پشتیبانی كننده طرح ارائه گردد، مثلاً اگر اندازه گیری كمی منافع حاصل از استخدام صد نفر پلیس جدید مقدور نباشد،‌ در عوض می‌توان آمارهایی در مورد افزایش جمعیت، افزایش درصد جرائم و امثالهم را برای پشتیبانی از طرح ارئه نمود. به هر صورت، ارائه اطلاعات كمی برای متقاعد كردن اعضای كمیته بررسی بودجه معمولاً مفید و كار ساز است.

پرهیز از غافلگیری
یكی از موارد عمده غافلگیری، ارائه طرحهای كاملاً نو به كمیته‌های بررسی بودجه است. این كمیته‌ها معمولاً طرحهایی را كه از آن سابقه ذهنی ندارند قبول نمی‌كنند. در این گونه موارد لازم است كه از مدتها قبل،‌ طرحهای جدید مطرح و اطلاعات لازم به مسئولین و افراد بررسی كننده بودجه داده شده باشد.
مدیران دفاع كننده از بودجه نیز ممكن است در ضمن دفاع غافلگیر شوند،‌ مثلاً ناتوانی در پاسخ به سوالات اعضای كمیته بررسی بودجه یك نوع غافلگیری برای ارائه كننده بودجه است. به منظور پرهیز از چنین وضعیتی، لازم است كه مدیران قبلاٌ تمرین كافی برای ارائه و دفاع از بودجه كرده و تا حد مقدور سوالات مشكل و حساس را پیش بینی نموده باشند.

تعیین اولویتها
تصویب كلیه طرحهای پیشنهادی یك مدیر به ندرت اتفاق می‌افتد. بخشی از طرحهای پیشنهادی بودجه معمولاً به علت فزونی نیازمندیها بر امكانات، حذف می‌شود. بنابراین،‌در صورتی كه اولویت طرحها به ترتیب اهمیت و اصلی بودن،‌ تعیین گردد،‌ كار اعضای كمیته بررسی بودجه آسان می‌شود و می‌توانند ابتدا طرحهای حائز اولویت را تصویب كنند. این گونه آمادگیها معمولاً اثری مثبت بر اعضای كمیته بررسی بودجه دارد.

فرآیند بررسی و تجدید نظر در بودجه در موسسات تجاری
بودجه طرحی است كه نحوه تخصیص منابع محدود را در یك واحد تجاری یا هر سازمان دیگر تعیین می‌كند. نظر به این كه منابع موجود نوعاً كمتر از میزان تقاضا است، لذا لازم است كه پیشنهادها و پروژه های مطرح شده در بودجه، به نحوی سیستماتیك مورد ارزیابی قرار گیرد. این گونه ارزیابی ها معمولاً فرآیند بررسی و تجدید نظر در بودجه نامیده می‌شود.
در مراحل اولیه طرح ریزی و بودجه بندی، بررسی و تجدید نظر یك فرآیند رسمی نیست. در برخی از موارد تعداد معدودی اشخاص یا حتی یك نفر ممكن است در مورد بودجه تصمیم گیری كنند، مثلاً سرپرستان خطوط تولید در مورد تخصیص منابع در بخش خود تصمیم گیری می‌كنند و سپس كمیته بودجه كارخانه، طرحهای پیشنهادی سرپرستان را بررسی و ارزیابی می‌كند. بودجه‌های پیشنهادی كلیه بخشهای كارخانه و ادارات، در كمیته بودجه واحد تجاری كه مشتمل بر كنترولر و معاونین مدیر عامل در امور تولید، بازاریابی، مالی، اداری و سایرین می‌باشد،‌ مورد ارزیابی نهایی قرار می‌گیرد.
فرآیند بررسی و تجدید نظر در بودجه، در واحدهای تجاری و سازمان‌های مختلف متفاوت است، حتی در داخل یك واحد تجاری نیز ممكن است این فرآیند در بخشهای مختلف و سطوح سازمانی گوناگون یكسان نباشد.
به هر حال مراحل اساسی بررسی و تجدید نظر در بودجه تا حدی استاندارد است و می‌توان فرآیند كلی آن را نمودار زیر نشان داد.

فرآیند كلی بررسی و تجدید نظر در بودجه

حمایت صندوق ذخیره ارزی و عملكرد آن  
ایجاد حساب صندوق ذخیره ارزی با هدف برقرار كردن ثبات در میزان درآمدهای ارزی و ریالی حاصل از صدور نفت خام در دوران اجرای سومین برنامه توسعه و جلوگیری از تأثیر نوسان‌های قیمت درآمد نفت بر بودجه، در فروردین 1379 به تصویب رسید.
طبق ماده 60 قانون برنامه سوم توسعه اقتصادی و اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، دولت موظف به ایجاد حساب صندوق ذخیره ارزی حاصل از درآمد نفت خام شد و مقرر گردید از سال 1380 چنانچه در آمد حاصل از نفت خام در پایان هر سال از ارقام پیش بینی شده بیشتر باشد، در این حساب نگهداری شود. ارقام پیش بینی شده برای درآمد ارزی حاصل از صادرات نفت خام برای سالهای سومین برنامه توسعه به ترتیب، 5/11، 5/12، 11، 5/11و 12 میلیارد دلار از سالهای 1379 الی 1383 بوده است.
پنجاه (50%) درصد موجودی این حساب باید صرف اعطای تسهیلات به بخش خصوصی برای سرمایه گذاری و تولید شود. ماده 60 قانون برنامه سوم توسعه، برداشت از وجوه حساب صندوق ذخیره ارزی برای تأمین كسری ناشی از درآمدهای غیر نفتی بودجه عمومی دولت ممنوع است و دولت فقط در صورت كاهش درآمد ارزی حاصل از صادرات نفت خام نسبت به ارقام مصوب مجاز به برداشت از این حساب خواهد بود. از زمان ایجاد حساب صندوق ذخیره ارزی، دولت در هیچ سال با كمبود درآمد نفت مواجه نشده است؛ اما تاكنون با كسب مجوز از مجلس شورای اسلامی، اجازه یافته حدود 15 میلیارد دلار از این حساب برداشت كند.
نخستین برداشت دولت از حساب صندوق ذخیره ارزی شش ماه بعد از تشكیل حساب یاد شده صورت گرفت و بر اساس یك اصلاحیه كه به تصویب مجلس رسید. دولت اجازه یافت، مبلغ 25/1میلیارد دلار از این حساب را برای پاداش بازنشستگان، مبارزه با خشكسالی و كمك به انجام طرح‌های نیمه تمام، برداشت كند. سپس در لایحه بودجه سال 1381 دولت از مجلس شورای اسلامی اجازه برداشت مجدد از حساب ذخیره ارزی برای استفاده در بودجه عمومی به میزان 1/2 میلیارد دلار و نیز 5/2 میلیارد دلار برای پرداخت تعهدات سررسید شده را دریافت كرد.
دولت در پایان سال 1381 نیز لایحه اصلاح سقف ارزی سال 1382 را تقدیم مجلس كرد كه این لایحه به تصویب نهایی رسید و بدین ترتیب سقف ارزی مندرج در جدول شماره 2 ماده 60 قانون برنامه سوم توسعه از 11 میلیارد و 578 میلیون دلار برای سال 1382 به 15 میلیارد و 438 میلیون دلار افزایش یافت. بر اساس این قانون، دولت اجازه یافت در سال گذشته تا سطح 2 میلیارد و 500 میلیون دلار از وجوه یاد شده را از حساب ذخیره ارزی برای جلوگیری از افزایش بدهی دولت به بانك مركزی و باز پرداخت بدهیهای سررسید شده مربوط به وامهای ارزی دریافتی دولت در سالهای 1378 تا 1381 برداشت كرده و بقیه را برای اجرای طرح های عمرانی بخش آب مورد استفاده قرار دهد. همچنین در پایان سال 1382 با تصویب مجمع تشخیص مصلحت نظام اجازه برداشت 5 میلیارد دلار از حساب صندوق ذخیره ارزی به دولت داده شد.
از این میزان یك میلیارد و 500 میلیون دلار به سقف بودجه سال 1382 برای تسریع در تكمیل طرح‌های نیمه تمام مهم عمرانی افزوده شد و 2 میلیارد و 900 میلیون دلار برای باز پرداخت دیون دولت و یكسان سازی نرخ ارز، و 500 میلیون دلار بابت بدهی دولت به بانك كشاورزی و 100 میلیون دلار بابت كمك به سازمان صنایع نظامی در نظر گرفته شد.
همچنین از زمان ایجاد حساب صندوق ذخیره ارزی تا پایان سال 1382 حدود 2 میلیارد دلار وام از محل این حساب در اختیار بخش خصوصی برای انجام فعالیت‌های تولیدی قرارگرفته است.

پایان بودجه نویسی سالانه
عمر بودجه سالانه رو به پایان است و پیش بینی مستمر جایگزین آن می‌شود، در بسیاری از سازمانها، بودجه بندی توسط بودجه‌های ماهانه، سه ماهه و یا پیش بینی مستمر جایگزین بودجه بندی سالانه شده است.
در دنیای امروز، انعطاف پذیری امری ضروری و عمر محصولات بسیار كوتاه است و شرایط بازار به سرعت تغییر می‌كند. لذا از آنجا كه استفاده از برنامه‌های صفحه گسترده در ایجاد پیش بینی مستمر چندان موفق نبوده است بهتر است از برنامه‌های خاص بودجه بندی كه برای این امور تهیه شده است استفاده شود. به هر حال بدون داشتن دیدگاه تازه نسبت به مدیریت، پیش بینی مستمر می‌تواند باعث احساس نبود امنیت در بین مدیران شود، زیرا ممكن است آنها پیوسته چنین بپندارند كه همه چیز در حال تغییر انجام شود. در این موارد، بررسی و تغییر تمامی اقلام بودجه با پیش بینی لازم نیست، بلكه تنها تجدید نظر در ارقام شاخص و نادیده رفتن بعضی از جزئیات كافی است. هدف پیش بینی با بودجه مستمر هشیار بودن در مورد بودجه سالانه است، به طوری كه ارقام سالانه و هدفها با آنچه به تحلیلگران داده می‌شود مطابق باشد.

برچسب ها : فرآیند مدل بودجه بندی بر مبنای فعالیت ،
پنجشنبه 13 اسفند 1388
نویسنده : حسن طاهری ,   ,  نظرات ( )